Erfahre, warum du PayPal besser nicht für Eingangsrechnungen nutzen solltest

Viele Shopify-Händler nutzen PayPal nicht nur für den Verkauf, sondern gelegentlich auch, um Eingangsrechnungen zu bezahlen – etwa für Software, Dienstleistungen oder Lieferanten. Was zunächst bequem erscheint, kann in der Buchhaltung erhebliche Probleme verursachen.

In diesem Beitrag erklären wir, warum du PayPal besser nicht für Ausgaben nutzen solltest, welche Alternativen sinnvoller sind, und wie du dein Setup buchhaltungssicher gestalten kannst.

Was passiert hinter den Kulissen?

Wenn du eine professionelle Buchhaltungs-Schnittstelle zwischen deinem Shopify-Shop und deinem Steuerberater nutzt, dann werden Zahlungseingänge meist automatisch verbucht. Besonders bei PayPal funktioniert das gut – solange es sich um Kundenbestellungen handelt.

Aber was passiert bei Eingangsrechnungen?

Wenn du beispielsweise eine Rechnung für ein Software-Abo über PayPal bezahlst, kennt die Schnittstelle den Zusammenhang nicht. Die Zahlung erscheint zwar im System, doch es fehlt die Info, an wen die Zahlung ging und wie sie einzuordnen ist.

Das Resultat:
Diese Zahlung wird nicht automatisch verbucht, sondern landet im sogenannten „Zu klären“-Konto. Dort sammeln sich alle nicht zuordenbaren Buchungsvorfälle, die später manuell bearbeitet werden müssen.

Je häufiger das passiert, desto größer der manuelle Aufwand – und damit auch das Risiko von Fehlern.

„Ich nutze doch Lexoffice – reicht das nicht?“

Ein häufiger Irrtum: Lexoffice allein reicht nicht aus, um komplexe Zahlungsflüsse aus Shopify und PayPal richtig zu verarbeiten.
Lexoffice ist ein gutes Tool, aber keine echte Schnittstelle zwischen Shop, Zahlungsanbieter und Steuerberatung. Es fehlt die Logik, um Zahlungen automatisch mit Kreditoren oder Belegen zu verknüpfen.

Wenn du dir unsicher bist, ob dein System professionell genug aufgestellt ist, hilft ein kritischer Blick:

• Hast du eine automatisierte Lösung im Einsatz?
• Wird jede Zahlung automatisch mit der richtigen Buchung verknüpft?
• Kannst du historische Daten rückwirkend korrekt exportieren?

Falls nicht, ist es Zeit für ein Upgrade.

Welche Alternativen hast du?

Am besten: Vermeide es grundsätzlich, Eingangsrechnungen über dein Verkaufskonto bei PayPal zu begleichen. Das spart dir am meisten Aufwand.

1. Klassische Zahlungsmethoden nutzen

Überweisungen, Kreditkarten oder Lastschriftverfahren sind in der Buchhaltung meist eindeutig zuzuordnen und verursachen keine „Zwischenfälle“ in der Schnittstelle.

2. Zweites PayPal-Konto anlegen

Wenn du aus bestimmten Gründen nicht auf PayPal verzichten kannst, lege ein separates Konto für Ausgaben an. So kannst du Einnahmen und Ausgaben klar trennen und gezielter verbuchen.

3. Intelligente Regeln nutzen (falls verfügbar)

Manche Schnittstellen – wie z. B. pathway solutions – erlauben das Anlegen von Buchungsregeln für bestimmte Zahlungsempfänger. Das kann helfen, bekannte Zahlungen automatisiert korrekt zu verbuchen. Ideal ist das vor allem für rückwirkende Korrekturen – weniger für die Zukunft.

Fazit: Automatisierung braucht saubere Daten

PayPal ist aus dem E-Commerce nicht wegzudenken – aber nicht für alles geeignet. Für Verkäufe und Rückerstattungen ist es ideal, für Eingangsrechnungen dagegen ein Risikofaktor für deine Buchhaltung.

Durch die Trennung von Einnahmen und Ausgaben, kluge Wahl der Zahlungsmittel und ggf. gezielte Regeln kannst du mehr Automatisierung, weniger manuelle Buchung und eine sauberere Buchhaltung erreichen.

Und wie setzt du das praktisch um?

Genau dabei unterstützen wir dich.
Wir helfen Shopify-Händlern, ihre Buchhaltung zu automatisieren, Zahlungsströme korrekt zuzuordnen und den Austausch mit dem Steuerberater effizient zu gestalten.

Mit Lösungen wie pathway solutions integrieren wir deinen Shop nahtlos in dein Buchhaltungssystem – und sorgen dafür, dass solche Fehlerquellen wie PayPal-Eingangsrechnungen gar nicht erst entstehen.